Gestructureerde elektronische facturatie verplicht in Belgiëby Fidas Law

Het is u wellicht niet ontgaan, maar er staat een grote verandering op til.

Vanaf 1 januari 2026 zijn alle btw-plichtige ondernemingen verplicht om gestructureerde elektronische facturen te gebruiken voor hun business-to-business (B2B)-transacties. Vanaf deze datum worden enkel gestructureerde elektronische facturen nog wettelijk aanvaard. Dit initiatief, ingevoerd door minister van Financiën Vincent Van Peteghem, heeft als doel de administratieve lasten te verminderen en de btw-kloof te dichten. Hoewel de deadline nog enige tijd van ons verwijderd is, is het essentieel om nu al de nodige voorbereidingen te treffen. Wat betekent deze verandering precies en hoe zorgt u ervoor dat uw onderneming klaar is voor deze digitale transitie?

Wat is gestructureerde elektronische facturatie?

Bij gestructureerde elektronische facturatie gaat het om een volledig digitaal proces waarbij facturen rechtstreeks tussen de boekhoud- of facturatiesoftware van twee ondernemingen worden uitgewisseld. Dit gebeurt via een beveiligd netwerk genaamd Peppol. In tegenstelling tot pdf-facturen of papieren facturen, kunnen deze gestructureerde facturen automatisch worden gelezen en verwerkt door softwaresystemen, zonder menselijke tussenkomst.

Het Peppol-netwerk, dat al wordt gebruikt voor overheidsfacturatie (B2G), functioneert als een soort telecomnetwerk. Het zorgt ervoor dat gegevens gestructureerd en beveiligd worden uitgewisseld. Door deze automatisering wordt facturatie sneller, betrouwbaarder en minder foutgevoelig.

Hoe verandert de btw-aftrek voor ondernemingen vanaf januari 2026?

Vanaf 1 januari 2026 gelden er strengere regels voor de btw-aftrek voor Belgische ondernemers. Vanaf deze datum kunnen ondernemers de btw enkel nog aftrekken op basis van gestructureerde elektronische facturen die volledig voldoen aan de wettelijke vereisten.

Indien niet wordt voldaan aan deze verplichting, kunnen er zware sancties volgen. De FOD Financiën kan namelijk oordelen dat er geen geldige factuur is uitgereikt, wat betekent dat de btw niet teruggevorderd kan worden. Dit kan niet alleen de aftrekbaarheid van de btw blokkeren, maar ook leiden tot een aanzienlijke fiscale boete.

Voor wie geldt de verplichting?

De verplichting is van toepassing op alle Belgische ondernemingen met een actief btw-nummer die facturen sturen naar andere bedrijven. Ook buitenlandse entiteiten met een vaste inrichting in België vallen hieronder. Dit betekent dat bedrijven zowel voor het verzenden als voor het ontvangen van facturen hun systemen moeten aanpassen.

Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze verplichting. De volgende categorieën vallen buiten het toepassingsgebied:

• Gefailleerde btw-plichtigen;
• Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek;
• Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting;
• Forfaitaire btw-plichtigen, met uitzondering van landbouwers onder de bijzondere regeling.

Werk u uitsluitend met particuliere klanten? Dan geldt enkel de verplichting dat u in staat moet zijn gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers te ontvangen. Ook in dat geval is een update van uw systemen dus noodzakelijk tegen januari 2026.

Waarom deze verplichting?

De directe aanleiding is een EU-richtlijn die elektronische facturatie uiterlijk in 2028 verplicht stelt voor alle lidstaten. Met de zogeheten VAT in the Digital Age (VIDA)-richtlijn streeft de Europese Unie naar een vereenvoudiging van de btw-aangifte binnen Europa. Daarnaast speelt de aanpak van fraude en het verkleinen van de kloof tussen verwachte en werkelijke btw-inkomsten een belangrijke rol.

Het digitaliseren van het facturatieproces brengt verschillende praktische en economische voordelen met zich mee. Zo draagt het bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering. Het gebruik van geautomatiseerde factuurverwerking verkleint de kans op fouten en versnelt het proces van betalingen.

Daarnaast resulteert elektronische facturatie in aanzienlijke kostenbesparingen. Doordat er minder papier nodig is en handmatige processen worden beperkt, dalen de administratieve kosten voor bedrijven. Ook wordt de integratie van gestructureerde facturen eenvoudiger. Deze facturen kunnen naadloos worden gekoppeld aan andere systemen, zoals voorraadbeheer of betalingsopvolging, wat de algehele bedrijfsvoering ten goede komt.

Bovendien vermindert de overstap naar elektronische facturatie de administratieve rompslomp aanzienlijk. Uit studies blijkt dat dit in België alleen al een besparing van ruim €3,36 miljard aan administratieve lasten kan opleveren. Hiermee wordt niet alleen voldaan aan de nieuwe Europese richtlijnen, maar wordt ook een belangrijke stap gezet in de richting van een moderne en efficiënte bedrijfsvoering.

Ondersteuning van de overheid

De Belgische overheid erkent dat de overstap naar elektronische facturatie kosten met zich meebrengt. Daarom zijn er fiscale maatregelen getroffen om bedrijven te ondersteunen:

• Verhoogde investeringsaftrek: Vanaf 2025 stijgt de aftrek voor digitale investeringen van 15,5% naar 20%

• Extra kostenaftrek: Van 2024 tot 2027 mogen kleine ondernemingen en zelfstandigen een verhoogde aftrek van 120% toepassen voor abonnementsformules van factureringssoftware.

Hoe bereidt u zich voor?

Hoewel de verplichting pas in 2026 ingaat, is het verstandig om niet te wachten met de nodige aanpassingen. Zo kunt u tijdig overstappen, problemen vermijden en reeds genieten van de beschikbare fiscale voordelen. Volg deze stappen om uw onderneming klaar te stomen:

1. Controleer uw huidige software

Ga na of uw facturatie- of boekhoudsoftware compatibel is met het Peppol-netwerk. Is dit niet het geval? Dan dient u te overwegen om nieuwe software aan te schaffen of uw bestaande systemen te upgraden.

• Kies een geschikte oplossing

Er bestaan tal van softwaretools, zowel voor kleine bedrijven met een beperkt aantal facturen als voor grotere ondernemingen met complexe systemen: voor elk bedrijf bestaat een geschikte optie.

De overheid werkt momenteel bovendien samen met Agoria (de federatie van technologiebedrijven) aan een lijst van conforme softwareoplossingen. Deze lijst, die ook gratis of goedkope opties zal bevatten, wordt van zodra deze beschikbaar is, gepubliceerd op de website efactuur.belgium.be.

• Vraag advies bij uw softwareleverancier

Informeer bij u huidige leverancier welke stappen u kunt nemen om aan de nieuwe normen te voldoen. Veel softwareontwikkelaars werken momenteel aan oplossingen om bedrijven te ondersteunen bij deze transitie.

• Plan de implementatie tijdig

Begin nu met het in kaart brengen van uw facturatiestromen. Zo kunt u knelpunten identificeren en ervoor zorgen dat de overgang soepel verloopt.

Elektronische facturatie: meer dan een verplichting

Hoewel de overgang naar elektronische facturatie wordt ingevoerd als een wettelijke verplichting, biedt het bedrijven een unieke kans om hun digitale transitie te versnellen. Door nu te anticiperen, kunt u niet alleen voldoen aan de nieuwe regelgeving, maar ook profiteren van de vele voordelen die deze technologie met zich meebrengt.

Met een goed voorbereide strategie kunt u uw administratieve processen optimaliseren, kosten besparen en uw onderneming klaarstomen voor de toekomst. Wacht dus niet tot 2026, maar begin vandaag nog met het plannen van uw overstap naar elektronische facturatie!

Heeft u hier nog vragen over? Contacteer het Fidas Law-team gerust voor meer informatie.